Aujourd’hui je voulais aborder un thème plus sérieux que d’habitude lié à mon activité professionnelle.

C’est un sujet déjà abordé de nombreuses fois et j’ai pu constater que les avis divergent dans mon entourage. Comme dans tout débat, il y a des avantages et des inconvénients pour chaque camps, et je pense que c’est avant tout une question d’habitude. Je vais donc essayer de résumer tous les arguments que j’ai pu lire/voir/entendre avant de donner mon avis personnel sur la question.

Petite aparté, je n’aborderai pas la thématique du Flex Office qui pour moi est encore un cas à part même si cette organisation se rapproche beaucoup de l’Open Space dans la forme. Pour résumer en quelques mots, le principe du Flex Office est que personne n’a de place fixe. Cette méthode permet une meilleure rotation des salariés et facilite la composition des équipes en fonction des sujets de la journée. Cette démarche s’appuie sur le fait que les équipes sont de plus en plus flexibles et agiles et que de nombreux salariés ne passent plus 5 jours par semaine au bureau à cause du télétravail et des déplacements ou de la fonction du collaborateur (consultant/externe).

Les Open Space

Selon moi le gros point fort des Open Space est le mélange des équipes. Cela permet donc de faciliter la communication et les échanges puisqu’il y a de fortes chances que le collègue a qui vous demande des nouvelles sur votre projet soit juste en face de vous. C’est donc un petit gain de productivité et de réactivité en cas d’urgence. D’autre part, l’organisation en Open Space permet quelque part d’être sur un pied d’égalité avec ses collègues. Même si des frictions peuvent se développer pour avoir la meilleure chaise ou l’emplacement à côté de la fenêtre, globalement on peut dire que tout le monde a le même bureau et le même espace disponible. Enfin, les Open Space sont souvent synonymes de convivialité. Le fait que toute l’équipe soit continuellement ensemble permet de développer des liens entre les différents collaborateurs : se dire bonjour et au revoir, aller en pause en même temps, organiser des cafés collectifs, décorer et personnaliser les bureaux… Des gestes qui peuvent paraître anodins mais qui en réalité renforcent les liens et le sentiment d’appartenance des équipes au sein d’une entreprise.

Parlons maintenant des inconvénients à commencer par le bruit. Naturellement qui dit plus de personnes au m² et moins de cloisons, dit plus de nuisances sonores. Ce paramètre dépend forcément de la personnalité du groupe qui compose l’Open Space mais c’est inévitable. Certes il y a toujours la technique des écouteurs ou bien de l’isolement pour les moments de concentration mais tout le monde a déjà expérimenté un collaborateur qui parle trop fort au téléphone ou des collègues un peu trop bavards. J’ai parlé de productivité au paragraphe précédent mais cette hyper-disponibilité peut également entraîner l’effet inverse : un salarié trop souvent sollicité par ses pairs tout au long de la journée ne trouvera plus le temps de travailler sur ses tâches quotidiennes. Les mails ont parfois du bon, ils permettent de prioriser les tâches et de mettre par écrit les réponses pour plus de traçabilité et de durabilité dans les échanges. Enfin, la vie privée est quasi inexistante dans ces espaces. Un coup de fil perso, un tour sur son téléphone ou bien un départ avant 18h ne passent pas inaperçus et peuvent très vite être mal perçu et certaines personnes sont donc mal à l’aise avec ce voyeurisme.

Les bureaux fermés

En ce qui concerne les bureaux fermés, l’avantage évident est le calme et la tranquillité. Cette disposition fera donc le bonheur à tous ceux qui désirent de la concentration et passent du temps sur des tâches qui demandent réflexion et attention. Naturellement, travailler dans un bureau apportera également plus de vie privée, moins de voyeurisme et donc moins de pression sociale. Enfin, un bureau sera dans la plupart des cas synonymes de plus d’espace à disposer pour travailler et organiser son travail : bureau personnel, local, tableau…etc. Cet espace personnel doit permettre au collaborateur une meilleure organisation dans son travail et un meilleur confort personnel. Le bureau peut ainsi recevoir des collaborateurs pour organiser des réunions en toute tranquillité et éviter le problème récurrent des réunions improvisées dans le couloir pour les locaux disposant d’Open Space avec peu de salles de réunion.

Le calme d’un bureau fermé vient également avec son lot de petits défauts. La collaboration est évidemment plus compliquée pour les collaborateurs qui nécessitent d’être proches de leur équipe et qui ont des échanges répétés. On préférera donc passer par des canaux de communication digitaux au risque d’être saturé de messages, mails et autres échanges interposés. Par conséquence, il est fort probable que le salarié ait moins d’échanges directs et de contacts avec ses collègues, pouvant ainsi réduire la cohésion des équipes. Le cloisonnement des salariés dans les bureaux pourra avoir donc certains effets négatifs comme des équipes peu soudées, distantes et ainsi, renforcer l’individualité des salariés.

Mon avis personnel et les bonnes pratiques

Comme pour tout sujet, c’est d’abord une question d’équilibre et d’ajustement en fonction des besoins et de la capacité de chaque entreprise. Personnellement après avoir démarré ma carrière professionnelle dans des bureaux cloisonnés, j’ai rapidement pris goût aux Open Space, qui selon moi sont plus propices à développer une bonne cohésion d’équipe et de la convivialité entre les collègues, ce qui est pour moi un critère important pour un bon épanouissement au travail. Mes expériences ne reflètent sûrement pas toutes les formes que peuvent prendre ces modèles organisationnels – un plateau en Open Space de 50 salariés qui font du démarchage téléphoniques toute la journée n’est pas comparable à un plateau d’une dizaine de collaborateurs travaillant sur des projets – mais pour avoir expérimenté les deux, c’est cette convivialité et cette réactivité dans les échange qui me font aimer d’avantage ce modèle. Mon activité de Chef de Projet a forcément un impact sur ma vision sur le sujet puisque mon travail consiste principalement à coordonner et communiquer avec différents acteurs. Un développeur qui doit se concentrer sans interruption pour coder n’a forcément pas le même point de vue que moi.

D’une manière générale je pense qu’il faut trouver un compromis à la fois sur la taille et l’espace que l’on accorde à ces plateaux : plus la taille et le nombre de collaborateur est élevé, plus les équipes vont se heurter à des difficultés de cohabitation. Mais il faut également prendre en compte l’activité exercée par ces salariés qui ont des besoins et exigences différentes en matière de collaboration et de concentration. Un juste milieu que certaines entreprises pratiquent sont les bureaux partagés ou bien les Open Space cloisonnés. Ce système permet de profiter des avantages de chaque modèle sans pour autant impliquer tous les désavantages qu’ils peuvent habituellement apporter. Le plus important reste d’être à l’écoute du besoin de chaque individu, faire preuve de flexibilité et de respect les uns envers les autres.